Implementaties - Optimalisaties - Aansluitingsvraagstukken

Winters Consult

In mei 2003 heb ik (Joan Winters) Winters Consult B.V. opgericht. Vanuit mijn eigen bedrijf adviseer en begeleid ik mijn klanten in het werken met ERP- pakketen. Daarnaast voer ik IT Audits uit.

Mijn kennis en ervaring richt zich vooral op de ERP- pakketten Microsoft Axapta (Microsoft Dynamics) en Baan. Ik kan u behulpzaam zijn bij het implementeren van uw systeem maar ook bij het optimalisatieproces. Meer hierover kunt u lezen onder Consultancy.

Als geregistreerd EDP Auditor (Register van de Nederlandse Orde van Register EDP Auditors – NOREA) doe ik onder andere onderzoek naar de betrouwbaarheid en beveiliging van geautomatiseerde systemen en naar de organisatie van de automatiseringsafdeling. Meer hierover kunt lezen onder IT Audit.

Consultancy

Consultancy diensten

Momenteel ben ik ruim 12 jaar werkzaam als (financieel) consultant voor de ERP systemen van Baan en Microsoft Dynamics. In deze tijd heb ik een gevarieerde werkervaring opgedaan, zoals het opzetten van een kernel model, uitvoeren van grote (internationale) implementaties en optimalisaties, het geven van trainingen en het aansluiten van subadministraties met het grootboek.

Met o.a. de volgende soorten opdrachten kan ik u van dienst zijn:

Implementaties
Optimalisaties
Aansluitingsvraagstukken

Implementaties

Bij de implementatie van Baan of Microsoft Dynamics in uw organisatie kan ik de volgende rollen vervullen:

Projectleider van het gehele implementatieproject.
Aansturende en coördinerende rol voor de implementatie van de financiële module.
Financieel consultant. Als inhoudelijk deskundige kan ik de financiële module (inclusief de integraties met de logistieke modules) implementeren.

Bij iedere implementatie zal ik naast de systeem inhoudelijke kant ook aandacht besteden aan de bedrijfskundige kant, zoals wijzigingen in de bedrijfsprocessen, wijzigingen in taken en functies van medewerkers en het opbouwen van de benodigde kennis van het nieuwe pakket bij de gebruikers en bij de beheerorganisatie.

Optimalisaties

Het kan noodzakelijk zijn dat u aanpassingen aan uw ERP pakket moet doorvoeren. Redenen kunnen zijn:

Wijzigingen in de bedrijfsstructuur
Nieuwe of gewijzigde management informatie
Nieuwe wetgeving
Upgrade naar een nieuwere versie
In gebruik nemen van nieuwe functionaliteit

Dit kunnen aanpassingen zijn in de inrichting van uw ERP systeem, maar ook aanpassingen in de bestaande procedures. Met mijn diepgaande kennis van het ERP pakket, gecombineerd met bedrijfskundige kennis kan ik uw bedrijf hierin adviseren en begeleiden.

Aansluitingsvraagstukken

Wanneer verschillen geconstateerd worden tussen de waarden die in het grootboek staan en de waarden in de sub-administraties van debiteuren, crediteuren en projecten, kan ik uw organisatie ondersteunen bij het uitzoeken van de verschillen, het specificeren van de oorzaken en het opstellen en doorvoeren van verbeteringen.

Dit kan plaatsvinden door specifieke onderdelen, zoals de aansluiting van een projecten administratie met het grootboek in kaart te brengen, maar ook door het in kaart brengen van de totale geld- /goederenbeweging in uw organisatie. Hierbij worden alle geld- en goederenbewegingen in Baan gecontroleerd, sub-administraties aangesloten en tussenrekeningen verklaard.

Het is mogelijk dit éénmalig op te zetten, waarna uw organisatie deze aansluitingen zelf bij elke kwartaal- of jaarafsluiting in kaart kan brengen.

IT Audit

Audit diensten

Gedurende vier jaar ben ik werkzaam geweest bij de EDP-Audit afdeling van een groot accountantskantoor. In die periode heb ik de postdoctorale EDP Audit opleiding aan de TIAS Business School te Tilburg met goed gevolg afgerond. Aansluitend heb ik mij laten inschrijven in het register van de Nederlandse Orde van Register EDP Auditors (NOREA).

Op grond van mijn opleiding en ervaring kan ik u met de volgende soorten opdrachten van dienst zijn:

Project audit
Proces audit
Logische toegangsbeveilings-audit

Project audit

Tijdens de implementatie van een ERP pakket, kan het wenselijk zijn om een onafhankelijke derde te laten beoordelen of de implementatie volgens planning, budget en de gestelde kwaliteitseisen verloopt. Deze Quality Assurance kan op verschillende momenten plaatsvinden, bijvoorbeeld bij het goedkeuren van de blauwdruk of tijdens het bereiken van belangrijke mijlpalen gedurende het project.

Ook kan beoordeeld worden of uw organisatie gereed is om op een bepaald moment operationeel te gaan met het nieuwe systeem. Hierbij gaat het niet alleen om het feit of de inrichting van het ERP-systeem correct en compleet is, maar ook of de daarbij behorende procedures en werkinstructies gereed zijn en of de kennis van het ERP systeem in de organisatie van voldoende niveau is.

Proces audit

Voor bepaalde bedrijfsprocessen is het van groot belang dat de gegevensverwerking op betrouwbare wijze plaatsvindt. Bijvoorbeeld omdat

U belangrijke beslissingen neemt op basis van de informatie.
Deze gegevens een belangrijke post vormen in de jaarrekening.
Deze gegevens van belang zijn voor wet- en regelgeving.

Bij een onderzoek of de gegevensverwerking van een belangrijk bedrijfsproces op betrouwbare wijze verloopt wordt zowel de inrichting van het ERP-systeem onderzocht, alsmede de daarbij behorende procedures en werkinstructies. Het geheel van interne controle- en beveiligingsmaatregelen wordt beoordeeld en indien nodig worden er voorstellen voor verbetering gedaan.

De processen op de automatiseringsafdeling kunnen volgens ITIL zijn ingericht. Om zekerheid te verkrijgen of de processen ook daadwerkelijk verlopen zoals vastgelegd, kan ik bijvoorbeeld een werkingsonderzoek uitvoeren naar het proces Wijzigingenbeheer of Configuratiebeheer.

Logische toegangsbeveiligings-audit

Bij de jaarrekening controle kan het voor de accountant belangrijk zijn om te weten of bepaalde gegevens in het ERP systeem op betrouwbare wijze tot stand zijn gekomen. Om dit te kunnen waarborgen is het van belang dat alleen medewerkers die bevoegd zijn bepaalde gegevens invoeren of wijzigen.

Om dit te kunnen vaststellen wordt onderzocht of het ERP-systeem dusdanig is ingericht dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben. Daarvoor worden onder andere de autorisatie-instellingen onderzocht en de bevoegdheden van de gebruikers in het systeem.

Wanneer is vastgesteld dat de huidige inrichting voldoet, is het van belang om te weten of het proces van wijzigingen in inrichting van het systeem of software op een gecontroleerde manier verloopt. Om hier inzicht in te krijgen kan ik bijvoorbeeld de procedures voor wijzigingen beoordelen en door middel van steekproeven de juiste werking hiervan vaststellen.

Ervaring

Implementaties

Een selectie van de diverse opdrachten die ik in het verleden heb uitgevoerd wordt hieronder in het kort toegelicht.

Voor een combinatie van 5 Sociale Werkvoorzieningen ben ik betrokken geweest bij het ontwikkelen van een kernel model voor de financiële processen in Axapta. Vervolgens heb ik de uitrol van de financiële module begeleid bij 2 vestigingen.
De implementatie van de financiële module van Axapta (inclusief koppelingen met de projectmodule) heb ik begeleid bij een handels-/installatiebedrijf op de vestigingen in Antwerpen en Rotterdam.
Bij een grote internationale kabelfabrikant heb ik een kernel DEM model ontwikkeld voor de implementatie van Baan IV Finance. Vervolgens vanuit het competence centre tijdens de implementaties ondersteuning verleend aan diverse vestigingen en het kernel model verder ontwikkeld en geoptimaliseerd. Daarnaast heb ik de roll-out verzorgd van Baan IV Finance bij twee Engelse vestigingen, een Schotse vestiging en een Franse vestiging.
Een implementatie van Baan V Finance verzorgd, met de daarbij behorende integraties, bij een Nederlandse vestiging van een internationaal opererend baggerbedrijf. De nadruk lag hierbij op de projectadministratie en de koppeling hiervan met het grootboek.
Ik ben betrokken geweest bij de laatste fase van de implementatie van Baan V bij een Engels handelsbedrijf in mobiele telefoons. De werkzaamheden bestonden uit het completeren van de inrichting van Baan, het begeleiden van de conversie, het opstellen van de procedures voor de medewerkers en het verzorgen van trainingen.
Ondersteuning verleend bij diverse (internationale) andere implementaties.

Optimalisaties

Een selectie van de diverse opdrachten die ik in het verleden heb uitgevoerd wordt hieronder in het kort toegelicht.

Bij een groot internationaal baggerbedrijf heb ik een optimalisatie van het Baan V pakket uitgevoerd. Deze optimalisatie bestond enerzijds uit het verbeteren en stroomlijnen van de reeds gebruikte functionaliteit en processen en anderzijds uit het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteit.
Ik heb analyses uitgevoerd naar de aansluiting tussen het grootboek en de logistieke modules (Baan V en Oracle Financials) voor twee projectmatig werkende organisaties. Tijdens deze projecten zijn de aansluitingen tussen logistiek en grootboek in kaart gebracht, tussenrekeningen verklaard en verbeteringen van inrichting en procedures opgesteld en doorgevoerd.
Voor een Nederlands productiebedrijf heb ik een plan opgesteld om de inrichting en het gebruik van het Baan IV systeem zodanig te wijzigen dat voldaan kon worden aan de gewijzigde behoefte aan managementinformatie. Hiervoor moest de integratie-inrichting worden gewijzigd en enkele procedures worden aangepast.

Trainingen

Een selectie van de diverse opdrachten die ik in het verleden heb uitgevoerd wordt hieronder in het kort toegelicht.

Bij een aantal (internationale) implementaties heb ik opleidingsplannen opgesteld en de daarbij behorende Baan Finance en Microsoft Dynamics trainingen gegeven.
Bij Baan Nederland heb ik de standaard TRITON/Baan Finance trainingen verzorgd. Dit betrof alle financiële modules (grootboek, debiteuren, crediteuren, vaste activa, budgettering, rapportage) en de integraties met de logistieke modules.
Trainen van eindgebruikers bij een omvangrijk invoeringsproject van TRITON 3.1. Dit betrof een gecombineerde training, waarbij zowel de AO/IC behandeld werd als de daarbij behorende TRITON werkinstructies.

Audit opdrachten

Een selectie van de diverse opdrachten die ik in het verleden heb uitgevoerd wordt hieronder in het kort toegelicht.

Uitvoeren van werkingsaudits naar de ITIL processen Configuratiebeheer en Wijzigingen beheer.
Bij drie productie bedrijven heb ik een waardenkringloop-onderzoek uitgevoerd in Baan IV, waarbij het totale bedrijfsproces in Baan in kaart is gebracht. De resultaten werden gebruikt bij de accountantscontrole.
In het kader van Sarbanes Oxley een general controls audit uitgevoerd op een AS 400 systeem.
Uitvoering van een aantal projectaudits op implementatieprojecten van Baan en CODA. Beoordeeld moest worden of het project volgens plan verliep, of het systeem juist was ingericht en of de organisatie gereed was om operationeel te gaan.
Uitvoering van een audit op de inrichting van Baan Finance bij een internationaal productiebedrijf in Duitsland en Frankrijk. Beoordeeld werd of de inrichting van het systeem kon bijdragen aan een betrouwbare gegevensverwerking.
Uitvoeren diverse logische toegangsbeveiliging audits in het kader van de jaarrekeningcontrole.
Uitvoeren van een audit naar de betrouwbaarheid van de omzet bij een handelsbedrijf in het kader van de jaarrekeningcontrole.